§ 20 Abs. 2 FSA-Kodex Fachkreise: Übernahme von Übernachtungskosten anlässlich einer internen Fortbildungsveranstaltung in Weimar

Az.: 2018.11-558/9

Die Übernahme der Übernachtungskosten der ärztlichen Teilnehmer einer Fortbildungsveranstaltung kommt nur dann in Betracht, wenn der gesamte Zeitrahmen der Veranstaltung mehr als 14 Stunden beträgt

Leitsätze

1. Die Schiedsstelle präzisiert ihre Spruchpraxis zur Zulässigkeit der Übernahme von Übernachtungskosten dahingehend, dass der gesamte Zeitrahmen einer Fortbildungsveranstaltung (Fortbildung, An- und Abreise, angemessene Bewirtung) 14 Stunden übersteigen muss. Liegt der Zeitrahmen unter diesem Umfang kommt eine Kostenübernahme nach dem Kodex nicht in Betracht.

2. Die bisherige Spruchpraxis zu Fortbildungsveranstaltungen wird bestätigt, dass für die Rückreise am gleichen Tag Entfernungen bis zu 300 km und eine Ankunft bis 22:00 Uhr zumutbar und sozialadäquat sind.

3. Sollen den Fachkreisangehörigen Kostenübernahmen zugesagt werden, muss individuell, jeweils für den einzelnen Arzt geprüft werden, ob die Voraussetzungen aus Leitsatz 1 erfüllt sind.

4. Wird die Fortbildungsveranstaltung im Rahmen einer Vertriebskooperation (Allianz) mit einem anderen Unternehmen angeboten, so haben beide Unternehmen etwaige Kodex-verstöße zu vertreten, es sei denn für die beteiligten Verkehrskreise ist klar erkennbar, dass nur ein Unternehmen als Veranstalter auftritt.

Sachverhalt

Gegenstand des Verfahrens war die Beanstandung eines Mitbewerbers, die Mitgliedsunternehmen Bristol-Myers Squibb GmbH & Co. KGaA (- im Folgenden: BMS -) und Pfizer
Pharma GmbH (- im Folgenden: Pfizer -) hätten im Rahmen einer Vertriebskooperation Angehörige der Fachkreise zu einer Veranstaltung eingeladen, die eine Übernachtung beinhaltete. Mit der Beanstandung wurde geltend gemacht, die Übernachtung sei nicht notwendig und daher kodexwidrig gewesen: Das wissenschaftliche Programm der Veranstaltung habe freitags um 17:00 Uhr begonnen und am folgenden Samstag bereits um 13:50 Uhr mit derMöglichkeit zu einem anschließenden Mittagessen geendet.

Die beiden Unternehmen haben die Einladung bestätigt und die Übernahme der Übernachtungskosten damit begründet, dass bei einem Programm-Umfang von ca. 8 Stunden und
einer Anreise der 126 Teilnehmer aus dem ganzen Bundesgebiet eine Durchführung an einem Tag, ohne Übernachtung, nicht zumutbar gewesen sei. Sie führten insoweit aus, dass
neben der Dauer des fachlichen Teils von 8 Stunden die der Pausen von insgesamt 55 Minuten und die Mittag- und Abendessen mit jeweils ca. 45 Minuten zu berücksichtigen gewesen
seien. Daraus folge eine Gesamtdauer der Veranstaltung von ca. 10 Stunden 25 Minuten.

Die Teilnehmer reisten teilweise unmittelbar aus Weimar oder dessen Umland an, ansonsten überwiegend aus den Regionen Sachsen, Thüringen, Nordhessen, Oberfranken sowie
dem nördlichen Teil von Nordrhein-Westfalen mit Anreisezeiten (einfach) zwischen wenigen Minuten und mehr als 4 Stunden.

Bei 103 Fachkreisangehörigen, deren Herkunft die Unternehmen zunächst offenließen, wurden die Übernachtungskosten erstattet; 23 Fachkreisangehörige hatten keine Hotelübernachtung in Anspruch genommen. Die Unternehmen meinten, dass ab einer einfachen Reisezeit von 45 Minuten eine Übernachtung gewährt werden könne; sie gingen insoweit von einem Zeitrahmen von 12 Stunden aus (10 Stunden 25 Minuten. + 2 x 45 Minuten Reisezeiten). Lediglich bei 19 Teilnehmern habe die einfache Reisezeit unter 45 Minuten gelegen. Nach der Auffassung der Unternehmen sei daher bei 107 Teilnehmern (d.h. 126 – 19 = 107) eine Übernachtung „notwendig“ im Sinne des Kodex gewesen. Die Übernahme der Kosten von 103 Übernachtungen entspräche der bisherigen Spruchpraxis der Schiedsstelle;insoweit wurde auf drei frühere Entscheidungen der Schiedsstelle verwiesen.

Die Schiedsstelle konnte die Bewertung der Unternehmen im Ergebnis nicht folgen und sprach Abmahnungen aus, die u.a. wie folgt begründet wurden:

Gem. § 20 Abs. 2 FSA-Kodex Fachkreise können Mitgliedsunternehmen Angehörige der Fachkreise zu eigenen berufsbezogenen Fortbildungsveranstaltungen einladen. Dabei dürfen notwendige Übernachtungskosten übernommen werden. Diese Voraussetzung war nur teilweise gegeben.

Nach der früheren Spruchpraxis ist die Übernahme von Übernachtungskosten dann zulässig, wenn der gesamte Zeitrahmen (Fortbildung, An- und Abreise, angemessene Bewirtung)
12 bis 14 Stunden übersteigt (vgl. die Verfahren zu den Az. 2006.2-112, 2006.3-117 und
2006.6-128).

In dem Verfahren zum Az. 2006.2-112 begann die Veranstaltung um 9:00 Uhr und endete um 18:15 Uhr; danach wurde den Teilnehmern noch ein Abendessen gereicht. Teilnehmern, die nicht bis 22:00 Uhr ihren Heimatort erreichen konnten, hatte das Unternehmen eine zweite Übernachtung bezahlt. Eine Heimfahrt von rund 2 Stunden am Abend der Veranstaltung wurde als zumutbar angesehen. Da das Unternehmen insoweit zwischen den einzelnen Teilnehmern strikt unterschieden und nur jenen Ärzten eine Übernachtung nach dem Ende der Veranstaltung erstattet hatte, bei denen der Gesamttagesablauf 14 Stunden überschritt, wurde ein Kodexverstoß verneint.

Im Verfahren zum Az. 2006.3-117 wurde ein Kodexverstoß festgestellt. Dem lag der Sachverhalt zugrunde, dass das Unternehmen Ärzte zu einer Fortbildungsveranstaltung nach Irland eingeladen hat, um eine Betriebsbesichtigung von „absolut untergeordneter Bedeutung“ anzubieten. Die Durchführung der Veranstaltung in Irland wurde beanstandet. Die Schiedsstelle bestätigte bei dieser Gelegenheit ihre Auffassung, dass eine Übernahme der Übernachtungskosten nach einer 7-stündigen Fortbildungsveranstaltung nur dann zulässig sein kann, wenn der Gesamtprogrammablauf einschließlich der Reisezeit eine Zeitspanne von 12 bis 14 Stunden am Tag überschreitet.

Im Verfahren zum Az. 2006.6-128 war schließlich eine Fortbildungsveranstaltung zu beurteilen, die um 9:00 Uhr begann und um 16:15 Uhr endete; einige Stunden später wurde ein Abendessen angeboten. Nachdem die eigentliche Fortbildung nur 5:45 Stunden ausmachte, kam die Schiedsstelle zu dem Ergebnis, dass die Veranstaltung an einem Tag hätte durchgeführt werden können und ein Großteil der Teilnehmer ihren Heimatort noch nach Ende der Veranstaltung hätte erreichen können; eine Fahrtstrecke von 300 km für die Rückreise wurde als zumutbar angesehen, da die Gesamtdauer des Tagesprogramms (einschl. Heimreise) 12 bis 14 Stunden nicht überschritten hatte und eine Übernahme der Übernachtungskosten nach Ende der Veranstaltung nur selektiv für einzelne Teilnehmer angemessen gewesen wäre.

Zusammenfassend war daher festzustellen, dass die Schiedsstelle in ihrer bisherigen Spruchpraxis die Übernahme der Übernachtungskosten nur dann als gerechtfertigt angesehen hatte, wenn eine Gesamtdauer (einschließlich Fortbildung und Reisezeit) von 12 bis 14 Stunden am Tag nicht überschritten wird. Wird das Programm auf kleinere Einheiten an unterschiedlichen Tagen verteilt, prüft die Schiedsstelle, ob die Veranstaltung bei straffer Organisation an einem Tag hätte durchgeführt werden können und ein Großteil der Teilnehmer ihren Heimatort noch nach Ende der Veranstaltung hätte erreichen können. Für die Rückreise nach Ende der Veranstaltung waren Fahrtstrecken von bis zu 300 km und Ankunftszeiten bis um 22:00 Uhr als angemessen und sozialadäquat angesehen worden.

Bei der vorliegenden Veranstaltung gingen die betroffenen Mitgliedsunternehmen davon aus, dass bereits ab einer einfachen Reisezeit von lediglich 45 Minuten eine Übernachtung gewährt werden könne. Sie begründeten dies mit einem maximal zumutbaren Zeitrahmen von 12 Stunden und meinten, die Zulässigkeit der Kostenübernahme folge daraus, dass ein bestimmter Anteil der Teilnehmer weite Rückreisestrecken zurücklegen musste, allerdings ohne der Schiedsstelle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, aus denen erkennbar gewesen wäre, ob im Einzelfall, d.h. für die jeweiligen Teilnehmer, eine Kostenübernahme gerechtfertigt gewesen war.

Der Schiedsstelle war somit nicht dargelegt worden, ob die Übernahme der Übernachtungskosten bei 107 Teilnehmern kodexkonform gewesen war. Bezogen auf die Reisezeiten der Teilnehmer musste die Schiedsstelle vielmehr folgern, dass – bei straffer Organisation der Veranstaltung und einer Gesamtdauer von 14 Stunden – nicht nur bei 19 Personen die
Rückreise am gleichen Tag zumutbar gewesen wäre, sondern bei ca. 59 der 126 Teilnehmer. Somit verblieben lediglich 67 Teilnehmer, denen eine Übernachtung in Weimar zulässigerweise hätte erstattet werden können.

Die Übernahme der Übernachtungskosten wurde deshalb mit den ausgesprochenen Abmahnungen beanstandet. Die geforderten Unterlassungserklärung wurden von den Unternehmen jedoch nicht abgegeben. Die Verfahren waren daher fortzusetzen.

Im Anschluss an die mündliche Verhandlung wurden der Schiedsstelle nunmehr zusätzlicheInformationen zur Verfügung gestellt, die es erlaubten, nachzuprüfen, welche Anfahrtswege die einzelnen Teilnehmer hatten, denen die Unternehmen der Kosten der Übernachtung erstattet hatten. Die Auswertung dieser Daten ergab, dass die Mehrzahl der Kostenübernahmen kodexkonform gewesen wäre, wenn ein maximaler Zeitrahmen von 12 Stunden in Ansatz gebracht würde. Lediglich bei zwei Fachkreisangehörigen war diese Grenze unterschritten worden.

Die Unternehmen trugen ergänzend vor, dass die Spruchpraxis der Schiedsstelle von einem Zeitraum von 12 bis 14 Stunden sprach, ohne klarzustellen, wann welche Stundenzahl verbindlich sei. Sie hätten daher bei der Organisation auf einen Zeitraum von 12 Stunden vertrauen können.

Das Mitgliedsunternehmen BMS gab, bezogen auf die beiden genannten Fälle, eine Unterlassungserklärung ab. Das Mitgliedsunternehmen Pfizer lehnte dies ab. Es führte dazu aus, die Verantwortung für die Planung, Organisation und Durchführung der in Rede stehenden Veranstaltung hätte allein bei seinem Allianzpartner BMS gelegen. Dies sei auch für die Teilnehmer erkennbar gewesen. Wie im Rahmen von Vertriebskooperationen im Bereich der Pharmaindustrie üblich, bestünde zwischen den Unternehmen eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Aktivitäten. Das Veranstaltungskonzept sei allein
von BMS entwickelt worden. Hinsichtlich des Compliance-Managements hätten sich die Vertriebspartner gleichermaßen zur Einhaltung der FSA-Kodizes sowie der sonst anwendbaren Gesetze und Vorschriften verpflichtet, so dass Pfizer sich darauf habe verlassen dürfen, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Nach alledem träfe Pfizer kein Verschulden.

Wesentliche Entscheidungsgründe

Die Unterlassungserklärung der Firma BMS wurde von der Schiedsstelle abgenommen.

In der Sache mit dem Unternehmen Pfizer wies die Schiedsstelle – wie bereits in der Abmahnung – daraufhin, dass bereits in der älteren Spruchpraxis mehrfach klargestellt worden war, dass von einem zumutbaren Rahmen von 12 bis 14 Stunden für die Gesamtdauer (Fortbildung, Pausen, Mahlzeiten und Reisezeiten) auszugehen ist, bevor den Teilnehmern einer Fortbildungsveranstaltung die Übernahme von Übernachtungskosten zugesagt werden kann. Allerdings war von der Schiedsstelle in der Tat offengelassen worden, welche Rahmenbedingungen im Einzelfall von Bedeutung sind, wenn 12 oder 14 Stunden oder ein dazwischenliegender Zeitrahmen relevant ist. Präzisiert wurde lediglich, dass (1) Entfernungen bis zu 300 km für die Rückreise am gleichen Tag zumutbar sind und (2) die Teilnehmer in der Lage sein sollen, gegen 22:00 Uhr ihre Heimreise abgeschlossen zu haben. Diese Grenze war bei einem Teil der Fachkreisangehörigen, wie sich jetzt auch aus dem Vortrag von BMS ergab, nicht gehalten worden.

Die Schiedsstelle vertritt die Auffassung, dass in Fällen der vorliegenden Art, jedenfalls heute, ein Rahmen von 14 Stunden zugrunde zu legen ist. Die von den beiden Mitgliedsunternehmen vorgelegten internen SOP-Auszüge, ebenso wie die in der Industrie allgemein erkennbare Entwicklung zur Vermeidung von Reisespesen sprechen dafür, dass eine Präzisierung des Zeitrahmens auf 14 Stunden heute angemessen und sozialadäquat ist. Die Schiedsstelle wird daher die Spannbreite von 12 bis 14 Stunden nicht weiter anwenden, sondern künftig einheitlich von 14 Stunden ausgehen.

Allerdings räumt die Schiedsstelle ein, dass eine derartige Festlegung auf 14 Stunden für die Unternehmen nicht ohne weiteres erkennbar war und daher bei der Organisation der Veranstaltung ein Zeitrahmen von 12 Stunden noch als kodexkonform angesehen werden konnte. Daher war die Übernahme von Übernachtungskosten lediglich bei einigen wenigen
Teilnehmern zu beanstanden.

Die Schiedsstelle sieht allerdings Anlass, diesen Kodexverstoß auch dem Unternehmen Pfizer anzulasten. Die für die Veranstaltung ausgegebene Einladung nennt in der Fußzeile der Seite „Organisation & Anreise“ ausdrücklich beide Firmen in Form der beiden Firmenlogos; dies gilt entsprechend für das Anmeldeformular, dass beide Firmenlogos prominent in der Kopfzeile nennt. Die Anmeldung setzte den Erhalt einer „persönliche Einladung von BristolMyers Squibb/Pfizer“ voraus, sie sollte „an den zuständigen Bristol-Myers Squibb/Pfizer-Ansprechpartner“ übergeben werden, ebenso wie eine ggf. erforderliche Dienstherrngenehmigung (-Unterstreichungen jeweils durch die Schiedsstelle -). Daraus wird deutlich, dass nicht nur Mitarbeiter eines Allianzpartners als Ansprechpartner, sondern beider Unternehmen gegenüber den teilnehmenden Ärzten benannt wurden.

Schließlich war auch der Fließtext der Einladung in der Wir-Form formuliert. Er wurde von namentlich genannten Mitarbeitern beider Allianzpartner unterzeichnet.

Dass Teilnehmer unter diesen Bedingungen davon ausgegangen sein sollten, dass die Verantwortung für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung allein beim Allianzpartner BMS gelegen haben könnte, erscheint der Schiedsstelle lebensfremd. Dies gilt auch dann, wenn die Anmeldung der Teilnehmer an das Veranstaltungsteam von BMS erfolgen sollte und im „Kleingedruckten“ auf dem Anmeldeformular („Datenschutzerklärung, AntiKorruptionsgesetz, Transparenzkodex“) allein BMS genannt wurde.

Inwieweit Pfizer in das Teilnehmermanagement und die konkrete Logistik der Veranstaltung involviert gewesen war oder ob es sich an etwaigen Entscheidungsprozessen zur Übernahme von Übernachtungskosten beteiligt hat, ist für den Außeneindruck, wie er den Teilnehmern vermittelt wurde, unbeachtlich. Dieser Außeneindruck ist aber mitentscheidend.

Den Vortrag, dass es im Rahmen von Vertriebskooperationen im Bereich der Pharmaindustrie üblich sei, zwischen den Unternehmen eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Aktivitäten zu begründen, die jedes Unternehmen rechtlich unabhängig vom Allianzpartner durchführe, kann die Schiedsstelle in dieser pauschalen Form nicht folgen. Sicherlich ist es sinnvoll und zulässig, in einer Allianz im Innenverhältnis Aufgaben zu verteilen und nicht jeden Sachverhalt doppelt zu bearbeiten. Die dem Spruchrichter bekannten Allianzverträge sehen aber detaillierte Abstimmungs- und Governance-Regelungen vor, die für beide Allianzpartner verbindlich sind und die sicherstellen sollen, dass die jeweiligen Aktivitäten eines Allianzpartner vom anderen mitgetragen und verantwortet werden können.

Falls die Parteien solche Regelungen in der vorliegenden Allianz nicht oder nur eingeschränkt getroffen haben sollten, führte dies zwangsläufig zu einem Risiko wie im vorliegenden Fall, das dann beide Partner, zumindest im Außenverhältnis zu tragen haben. Die bloße gegenseitige Verpflichtung, sich hinsichtlich des Compliance-Managements gleichermaßen zur Einhaltung der FSA-Kodizes sowie der sonst anwendbaren Gesetze und Vorschriften zu halten, führt nicht dazu, dass sich die Partner, gewissermaßen blind, darauf verlassen können, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Gesetze, Vorschriften und Kodizes erfordern regelmäßig die Auslegung und mit der Auslegung sind, wie hier, Zweifelsfragen verbunden, die in der Zusammenarbeit mit einem Partner eine Abstimmung im Einzelfall erfordern.

In jedem Fall betreffen diese Regelungen ohnehin nur das Innenverhältnis der Allianzpartner, das bestenfalls dann erheblich sein könnte, wenn es dem Außeneindruck entspräche, wie er den Teilnehmern vermittelt wird. Dies ist, wie dargelegt, hier nicht der Fall gewesen. Aus alledem folgt, dass der Kodexverstoß auch vom Unternehmen Pfizer zu vertreten ist.Dies entspricht im Übrigen auch der Norm des §§ 3 Abs. 1 i.V.m. Nr. 4 Kodex Fachkreise. Diese Bewertung zur Verantwortlichkeit beider Allianz-Partner hat die Schiedsstelle im Übrigen bereits in ihrer früheren Spruchpraxis vorgenommen (vgl. Az. 2017.2-513 und 2017.2-514).

Abschließend wies die Schiedsstelle daraufhin, dass die Auffassung, nur einem Allianzpartner sei der Kodexverstoß anzulasten, im Ergebnis auch dazu führen würde, dass das andere
Unternehmen einen gleichartigen Verstoß bei einer Folgeveranstaltung der Allianz „freigeben“ könnte, ohne mit einem Ordnungsgeld rechnen zu müssen. Ein derartiges Ergebnis erscheint der Schiedsstelle nicht vertretbar.

Entscheidung

Die Beanstandung war somit teilweise begründet. Im Übrigen, also hinsichtlich der Übernahme für die Mehrzahl der Teilnehmer, war das Verfahren einzustellen. Gegen die Einstellung wurde kein Einspruch erhoben.

Das Unternehmen BMS verpflichtete sich im Rahmen der genannten Erklärung Fachkreisangehörigen, die an einer internen Fortbildungsveranstaltung teilnehmen, keine Übernachtungskosten zu erstatten, wenn der gesamte Zeitrahmen der Veranstaltung (Fortbildung, An- und Abreise, angemessene Bewirtung) beim jeweiligen Teilnehmer 12 bis 14 Stunden nicht überschreitet. Das Unternehmen Pfizer wurde in gleicher Weise durch Entscheidung der Schiedsstelle verpflichtet.

Die in der Abmahnung ursprünglich auf 15.000 EUR festgesetzten Geldstrafen wurden in
Anbetracht der geringen Zahl der festgestellten Verstöße auf jeweils 7.000 EUR reduziert,
zahlbar zugunsten der Organisationen Afghanischer Frauenverein e.V. und Helden gesucht
gGmbH.

Berlin, Oktober 2021